ビジネスシーンでの文章作成には、文字数カウントが欠かせないものです。Wordを使った文章作成では、文字数を正確に把握することで、読みやすい文章を作成することができます。しかし、改行や空白文字、表や画像の扱いにも注意が必要です。
本記事では、Wordで文字数カウントを正しく使いこなす方法やトラブル対処法を解説します。20歳から60歳までの社会人の方で、Wordの使い方に関する情報を探している方にとって、役立つ情報が満載です。文章作成に自信のある方も、この機能を活用することでさらに効果的な文章作成ができるようになります。
ぜひ本記事を参考にして、より効率的で効果的な文章作成に挑戦してみてください。
Wordで文字数をカウントする方法
文字数カウントの目的と重要性
Wordでの文字数カウントは、文章の長さや内容を把握する上で非常に重要な作業です。文字数をカウントすることで、読み手にとって読みやすい文章を作るための改善ポイントを把握し、より効果的なコミュニケーションを図ることができます。
文字数カウントによる文章の改善方法
文字数カウントによって、文章の長さを把握し、読み手が読む上でストレスを感じない長さに調整することができます。また、文章全体のボリューム感を把握することで、読み手に伝えたい情報の重要度を考慮した上で、文章の構成や表現を工夫することができます。
Wordで文字数をカウントする方法の手順
シンプルな文字数カウントの方法
Wordで文字数をカウントするためには、下記の手順を実行してください。
- Wordのドキュメントを開き、編集する文章を選択します。
- ホームタブの「文字数」をクリックします。
- 文字数をカウントしたい対象範囲が選択された状態で、カウント結果が表示されます。
行数や文字数以外の要素をカウントする方法
Wordでは、行数や文字数以外にも、文字以外の要素のカウントが可能です。例えば、単語数や段落数をカウントすることもできます。下記の手順で実行してください。
- ドキュメントを開き、編集する文章を選択します。
- ホームタブの「文字数」をクリックします。
- ダイアログボックスが表示されたら、「詳細」をクリックします。
- 表示されるリストから、カウントしたい要素を選択します。
- 「OK」をクリックして、カウント結果を表示します。
ドキュメント全体や選択範囲の文字数をカウントする方法
Wordでは、ドキュメント全体や特定の選択範囲の文字数をカウントすることができます。下記の手順で実行してください。
- ドキュメントを開き、全体をカウントする場合は、何も選択しないでください。選択範囲をカウントする場合は、対象範囲を選択してください。
- ホームタブの「文字数」をクリックします。
文字数をカウントしたい対象範囲が選択された状態で、カウント結果が表示されます。
その他のWordの文字数カウントに関する機能
文字数カウントを自動表示する機能
Wordでは、編集しているドキュメントの文字数カウントを自動表示する機能があります。下記の手順で実行してください。
- 「ファイル」タブをクリックします。
- 「オプション」を選択します。
- 「表示」タブをクリックし、「文字数を自動的に表示する」にチェックを入れます。
- 「OK」をクリックして、設定を保存します。
これによって、ドキュメント内で編集作業を行う際に、文字数を常に把握することができます。
文字数カウントの結果を自動的に挿入する機能
Wordでは、文字数カウントの結果を自動的に挿入する機能があります。下記の手順で実行してください。
- カーソルを挿入したい位置に移動します。
- 「挿入」タブをクリックし、「クイックパーツ」を選択します。
- 「フィールド」を選択し、「NumWords」を選択します。
- 「OK」をクリックして、設定を保存します。
これによって、ドキュメント内で文字数カウントの結果を常に把握することができます。
文字数制限を設定する方法
Wordでは、文字数制限を設定することができます。下記の手順で実行してください。
- 「ファイル」タブをクリックし、「情報」を選択します。
- 「プロパティ」の「詳細プロパティ」をクリックします。
- 「制限設定」の「文字数」に設定したい文字数を入力します。
- 「OK」をクリックして、設定を保存します。
これによって、ドキュメント内で設定した文字数を超える場合には、警告が表示されるようになります。
文字数カウントで気をつけるポイント
改行や空白文字の扱い
Wordでは、改行や空白文字も文字数としてカウントされます。そのため、文章の改行や空白文字の扱いに注意することが重要です。
表や画像の扱い
Wordでは表や画像は、文字数カウントに含まれないため、注意が必要です。表や画像を含む文章の場合、表や画像を除いた文章部分だけをカウントするようにしてください。
記号や日本語文字の扱い
Wordでは、記号や日本語文字も文字数としてカウントされます。そのため、英語の場合は空白を含む1単語が1文字としてカウントされますが、日本語の場合は1文字が1文字としてカウントされます。記号や日本語文字の扱いにも注意して、正確な文字数カウントを行ってください。
よくあるトラブルと解決策
文字数カウントが正しく行われないときの対処法
文字数カウントが正しく行われない場合は、以下の対処法を試してください。
・ドキュメントを再度開き直す。
・Wordの再起動をする。
・カウント対象範囲を選択し直す。
文字数カウントが欲しい箇所だけでなく、全体の文字数をカウントしてしまうときの対処法
文字数カウントが欲しい箇所だけでなく、全体の文字数をカウントしてしまう場合は、以下の対処法を試してください。
・カウント対象範囲を正確に選択する。
・カウント対象範囲を選択する前に、全体を一度非選択状態にする。
文字数カウントの結果を修正したい場合の対処法
文字数カウントの結果を修正したい場合は、以下の対処法を試してください。
・カーソルを修正したい箇所に移動し、修正作業を行う。
・編集履歴を確認し、修正作業を行う。
まとめ
Wordで文字数カウントを正しく使いこなすことで、文章の長さや内容を把握し、より効果的なコミュニケーションを図ることができます。文字数カウントは、読み手にとって読みやすい文章を作るための改善ポイントを把握することができ、より効果的な文章作成に役立ちます。
また、文字数カウントには自動表示機能や自動挿入機能もあり、作業の効率化にもつながります。しかし、改行や空白文字の扱いや、表や画像の扱いにも注意が必要です。
正確な文字数カウントを行うことで、ドキュメント全体の文字数制限を設定したり、文章の修正作業を効率的に行ったりすることもできます。Wordでの文字数カウントは、ビジネスシーンでの文章作成に欠かせない機能の一つであり、ぜひ積極的に活用していただきたいと思います。
